As escalas de trabalho são parte fundamental da estrutura de uma empresa. Sem ela, os funcionários ficam perdidos, sem uma divisão justa dos períodos de trabalho.
Quando a gestão de escalas de trabalho não é feita com a atenção necessária, a empresa pode perder tempo, gerar insatisfação nos funcionários e quebrar regras da CLT, o que resulta em passivos judiciais.
Para te ajudar a poupar tempo, evitar passivos judiciais e garantir mais satisfação para funcionários e clientes, escrevemos esse artigo com tudo que você precisa saber para fazer uma boa gestão de escalas de trabalho!
- O que são escalas de trabalho?
- As 4 regras fundamentais da escala de trabalho CLT
- Principais tipos de escala de trabalho
- Passo a passo para fazer uma escala de trabalho
- Erros mais comuns na gestão de escalas de trabalho
- Escalas de trabalho na área da saúde
- Plataforma para gestão de escalas de trabalho
- Planilhas para gestão de escala de trabalho
O que são escalas de trabalho?
A escala de trabalho nada mais é do que a organização dos períodos de trabalho dos funcionários de uma empresa. Essa forma de organização surgiu em 1943, com a Consolidação das Leis de Trabalho (a CLT).
Para tornar o ambiente de trabalho mais justo, as regras da CLT definiram que o trabalhador pode trabalhar, no máximo, 44 horas semanais sem receber por hora extra.
Então as escalas de trabalho surgiram para organizar essas 44 horas semanais de diferentes formas. É daí que surgiram os principais tipos de escala de trabalho, o que vamos ver em breve.
Qual a diferença entre jornada e escala de trabalho?
Outro termo muito comum quando estamos organizando os períodos de trabalho dos funcionários é a jornada de trabalho. Mas, embora sejam termos semelhantes, a jornada de trabalho é diferente da escala de trabalho.
A principal diferença é que, enquanto a escala de trabalho divide o trabalho por dias da semana, a jornada de trabalho divide por horários em que o colaborador ficará à disposição da empresa.
É importante entender essa diferença para não cometer nenhum engano na hora de montar o controle de ponto e cadastrar a jornada de trabalho no Governo Federal.
As 4 regras fundamentais da escala de trabalho CLT
Quando falamos em montar escalas de trabalho, há quatro regras fundamentais, definidas pela CLT, que não podem ser quebradas. Essas regras são direitos previstos na Constituição de 1988. Vamos ver quais são elas.
- É necessário um período consecutivo de descanso de, no mínimo, 11 horas entre uma jornada e outra;
- Todo trabalhador deve ter um período de descanso semanal de 24 horas consecutivas;
- Pelo menos uma vez a cada sete semanas, o trabalho deve ter um domingo de descanso;
- Num período de trabalho que exceda 6 horas, é obrigatório um período de repouso e alimentação de no mínimo uma e, no máximo, duas horas consecutivas.
Embora seja necessário seguir todas essas regras com atenção, podem haver algumas exceções. Isso acontece quando empresa e funcionário combinam as regras em acordos coletivos ou sindicais.
Principais tipos de escala de trabalho
Entender quais são os principais tipos de escalas de trabalho é um passo fundamental para organizar melhor os períodos de trabalho. Isso porque cada segmento de mercado exige um diferente tipo de escala de trabalho.
Escala 5×1
Um dos tipos de escala de trabalho mais comentada é a escala 5×1, onde o colaborador trabalha por cinco dias e folga um. O dia de descanso deve ser combinado entre empresa e colaborador, exceto em pelo menos um domingo por mês.
Nesse tipo de escala de trabalho, a jornada diária não deve ultrapassar 8 horas e 48 minutos para não exceder o limite das 44 horas semanais. É comum que enfermeiros usem essa escala.
Escala 5×2
Já a escala 5×2 é o tipo de escala de trabalho mais comum no mercado. Aqui, o colaborador trabalha por cinco dias na semana e descansa em dois. Para não exceder o limite semanal, a jornada diária não deve ultrapassar 8 horas e 41 minutos.
Na maioria dos casos, os dias de folga acontecem no final de semana (sábado e domingo). Se o colaborador trabalhar nesses dois dias, o valor diário do salário deve ser pago em dobro!
Escala 6×1
Na escala 6×1, o colaborador trabalha por 6 dias na semana e descansa em um. Geralmente essa folga ocorre nos domingos, embora possa ser alterada. Mas, a cada sete semanas, um domingo de descanso é obrigatório.
O uso mais comum desse tipo de escala de trabalho acontece na área de telemarketing, onde o funcionário precisa estar atento por menos horas do dia (no horário de atendimento), mas por mais dias.
Escala 12×36
Antes falávamos de dias, agora vamos falar dos principais tipos de escala de trabalho por horas. O primeiro tipo é o da escala 12×36, onde o colaborador trabalha por 12 horas e folga por 36.
É comum ver esse tipo de escala de trabalho sendo usado em funções que não podem ser interrompidas, como nos setores industriais. Esse tipo de escala só pode ocorrer se houver um acordo coletivo entre colaborador, sindicato e empresa.
Além disso, quando houver expediente em feriados, também é exigida a remuneração diária em dobro.
Escala 18×36
Da mesma forma que o tipo de escala de trabalho 12×36, na escala 18×36, o colaborador trabalha por 18 horas e descansa por 36. Essa é uma jornada muito exaustiva, que também precisa de acordo coletivo para não resultar em processos.
Não existe previsão legal para essa escala e ela é muito pouco indicada. Tome cuidado ao adotar o tipo de escala de trabalho 18×36.
Escala 24×48
O último dos seis principais tipos de escala de trabalho é a escala 24×48. Nela, o colaborador trabalha por 24 horas seguidas e descansa nas 48 horas seguintes.
Esse é o tipo de escala de trabalho mais radical, mas é usado, principalmente, por quem trabalha com segurança, como policiais ou, até mesmo, cobradores de pedágio.
Agora que você sabe quais são os principais tipos de escalas de trabalho, pode escolher qual é a ideal para a sua empresa. Então vamos ver como montar uma escala de trabalho.
Passo a passo para fazer uma escala de trabalho
Como montar uma escala de trabalho? Essa é uma dúvida que muitos gestores têm e ela depende bastante de cada tipo de empresa. Mas há um passo a passo que serve de base para criar a sua própria escala de trabalho. Vamos ver agora!
1. Separe os colaboradores por performance
O primeiro passo para montar uma escala de trabalho é dividir os funcionários pela sua performance. Isso será extremamente útil para definir quais funcionários devem atuar em horários de maior e de menor movimento.
Na hora de analisar a performance, considere:
- Agilidade
- Habilidade
- Afinidade
Conte com a ajuda necessária para traçar esses perfis com precisão. Uma boa dica é somar esses três fatores e dar uma nota média para cada funcionário.
2. Identifique alterações na rotina (desligamentos, férias, licenças)
Depois de entender como cada funcionário pode performar na escala de trabalho, é hora de anotar todos os fatores que podem causar alterações na rotina de trabalho. Não prestar atenção a essas alterações pode causar erros lá na frente.
Considere fatores como desligamentos, férias e licenças para que não haja nenhum erro na elaboração da escala de trabalho.
3. Considere os horários de funcionamento da empresa
Depois de entender pontos essenciais dos funcionários para montar a escala de trabalho, é preciso entender o lado da empresa. Ou seja, é preciso anotar os horários de funcionamento da empresa.
E aqui está um ponto chave para não errar na hora de montar a escala de trabalho: defina quais são os períodos de maior e de menor movimento. Pense, também, se há demandas fora do horário de funcionamento.
Algumas empresas, como padarias, podem exigir que os funcionários cheguem antes do horário de abertura para deixar tudo pronto para receber os primeiros clientes.
4. Monte a escala de horários e a escala de dias
Com tudo preparado, está na hora de montar a mão na massa e realmente montar a escala de trabalho da sua empresa. Há dois tipos de escala de trabalho para montar aqui:
- Escalas de horários: você deve considerar quais são os horários de maior e de menor movimento e selecionar os colaboradores de maior performance para os horários mais intensos.
- Escalas de dias: é preciso escalar cada colaborador levando em consideração os dias de folga.
Agora, com a escala de trabalho montada, está na hora de revisá-la para garantir que não há nenhum erro. Vamos te passar um checklist para isso!
5. Revise a escala
Quase lá! Agora é hora de conferir se não há nenhum erro que pode comprometer a sua empresa. Vamos te ajudar a fazer isso com algumas perguntas que devem ser usadas para revisar a escala de trabalho montada.
- Os horários de maiores fluxos foram preenchidos?
- Todas as folgas semanais foram programadas?
- Você se atentou aos domingos de folga obrigatória?
- Foram previstas todas as férias e licenças?
- A quantidade máxima de 6 dias trabalhados está sendo respeitada?
- A equipe está equilibrada de acordo com a performance?
- Os horários de descanso estão sendo respeitados?
- Há algum feriado ou data comemorativa que você não percebeu?
Lembre de sempre manter a escala de trabalho atualizada, prestando atenção a desligamentos, férias e feriados. E, claro, quanto mais funcionários, mais complicada vira a escala. Vamos oferecer uma solução para isso ao final desse artigo!
Erros mais comuns na gestão de escalas de trabalho
Na hora de montar escalas de trabalho, há alguns erros comuns que podem resultar em problemas no futuro. Vamos te mostrar quais são eles para que você possa evitá-los. Começando pelo mais comum…
Não prestar atenção a folgas e intervalos
Muitos gestores esquecem de considerar folgas e intervalos na hora de montar escalas de trabalho. Lembre que está previsto em lei um intervalo, que depende da carga horária. Quem trabalha menos de quatro horas por dia não tem direito ao intervalo.
O mais comum aqui é esquecer dos domingos de folga obrigatórios. Isso pode ser muito prejudicial para o funcionário, gerando problemas, também, na sua produtividade.
Desrespeitar a jornada máxima diária
A jornada máxima de trabalho diária prevista pela CLT é de oito horas. Isso sem contar com períodos para refeição e descanso. Cada hora a mais trabalhada deve ser remunerada com um extra, num máximo de duas horas extras.
Claro que há casos especiais, como as escalas 12×36, 18×36 e 24×48. Esses tipos de escala de trabalho devem ser muito bem combinados para não gerar problemas.
Esquecer o intervalo mínimo entre jornadas
O intervalo mínimo entre uma jornada e outra, ou interjornada, é o período mínimo em que o funcionário deixa a empresa e volta no dia seguinte. Não é permitido que o funcionário volte pelo menos 11 horas antes do fim da última jornada.
Ou seja, se o funcionário saiu do trabalho às 22h, ele só pode voltar à empresa depois das 9h do dia seguinte. Esse erro é muito comum em empresas que não possuem horários fixos.
Não contar o adicional noturno
Esse erro é mais comum em empresas com longas jornadas de trabalho ou empresas que precisam de funcionários trabalhando à noite. De acordo com a CLT, todo trabalho realizado entre às 22h e às 5h exige uma remuneração 20% maior.
Tentar controlar tudo no papel
Esse é um grande erro que muitos pequenos e médios empresários cometem. É impossível controlar um grande volume de alterações na escala de trabalho no papel.
Essa tentativa pode resultar não só em erros na escala. Pode causar frustração no gestor, insatisfação do funcionário e abre margens para diversos processos trabalhistas. Pense em como plataformas de gestão de escala podem te ajudar.
Escalas de trabalho na área da saúde
A boa gestão de escalas de trabalho se mostra ainda mais importante na área da saúde, onde enganos podem ser fatais. Um funcionário com uma carga de trabalho muito exigente, causada por algum erro na escala, pode causar muitos problemas.
Por isso reservamos um espaço nesse artigo especialmente para falar sobre escalas de trabalho na área da saúde e o impacto que a boa gestão de escalas pode ter na qualidade dos hospitais.
Alguns benefícios que podemos perceber são:
- Melhor qualidade assistencial: os colaboradores não sentem-se sobrecarregados e podem oferecer o melhor atendimento aos pacientes;
- Segurança do paciente: uma boa gestão de escalas garante que nenhum colaborador faltará, sobrecarregando outro e colocando vidas em risco;
- Cuidado com pacientes especiais: há pacientes que exigem maior atenção e cuidado, com uma boa gestão é possível deixar os colaboradores certos para o trabalho.
E, justamente por ser um ambiente complexo e com pouca margem para erros, é importantíssimo contar com uma plataforma para gestão de escalas de trabalho. Vamos ver isso em breve.
Planilhas para gestão de escala de trabalho
A forma mais comum de tentar organizar escalas de trabalho é através de planilhas. Há muitas planilhas para gestão de escala de trabalho disponíveis na Internet. Mas será que elas realmente dão conta do recado?
Uma planilha pode virar uma grande bagunça, principalmente em empresas com mais funcionários.
Os gestores perdem muito tempo, às vezes geram insatisfação nos funcionários e ainda correm muitos riscos de não se adequar a normas da CLT.
Isso só pode ser resolvido através da tecnologia, com uma plataforma que automatize esse processo.
Plataforma para gestão de escalas de trabalho
E a melhor plataforma para gestão de escalas de trabalho é a StarGrid. Através da Inteligência Artificial, automatizamos as escalas para que você nunca mais quebre nenhuma regra da CLT.
A StarGrid é boa tanto para o colaborador quanto para o gestor. Veja como podemos te ajudar.
Para o colaborador:
- 70% dos pedidos folga atendidos (contra menos de 20% sem a StarGrid);
- Troca de folgas facilitada entre colaboradores;
- Folgas solicitadas diretamente pelo aplicativo, garantindo mais agilidade e controle.
Para o gestor:
- 90% do tempo investido para gestão de escalas de trabalho economizado;
- 12,5 horas de economia de tempo todos os meses;
- Retorno sobre o Investimento dos clientes chega a 590%.
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StarGrid 