Você já parou para pensar nas horas destinadas a cada semana para responder emails e
mensagens da sua equipe ou em reuniões para alinhar rotinas que poderiam ser resolvidas de forma rápida e objetiva?
Muitos executivos reconhecem o paradoxo da tecnologia: existem mais ferramentas para se conectar, mas, ao mesmo tempo, você fica travado a elas e deixa de fazer o que realmente importa.
Atividades que não agregam valor, burocracia e os chamados “jogos políticos” consomem 61% da rotina dos líderes. Os dados fazem parte de levantamento da consultoria BTA –Betania Tanure Associados – sobre mudanças e desafios na rotina profissional no pós-pandemia. Antes da pandemia, em 2019, esse percentual de “perda de tempo” era de 38%.
O uso excessivo ou inadequado da tecnologia, como e-mail e WhatsApp, é uma das
atividades que mais levam à perda de tempo, na opinião de 66% dos executivos, seguido pela burocracia e atividades por hábito (61%) e por jogos políticos e demandas inúteis de poder (27%). A pesquisa da BTA ouviu 200 executivos brasileiros, com cargos de média gerência, diretoria, vice-presidência, presidência, Conselho de Administração e outras
lideranças em maio e junho de 2022.
Para saber mais sobre o assunto, continue lendo o nosso artigo.
O desafio da gestão de tempo
Especialistas alertam que a gestão de tempo virou o desafio número 1 das empresas e das organizações, sendo a prioridade para 24% dos entrevistados. Em seguida, vêm gestão de pessoas (18%), equilíbrio entre vida pessoal e profissional (17%) e gestão do negócio
(14%), em quarto lugar.
Fonte: BTA Consultoria
Atualmente, são muitas demandas competindo pela atenção ao mesmo tempo, já que o
trabalho remoto deixou as empresas na horizontal: todo mundo tem acesso a todo mundo. Aquela perguntinha rápida para o colega não acontece só uma vez durante o dia, a exemplo do que ocorria quando todos estavam no modo presencial. As pessoas não gastavam mais que cinco minutos na conversa com o colega para trocar uma ideia ou esclarecer uma dúvida.
Com os chats e aplicativos, essa prática se tornou mais frequente, e a sensação para
muitos colaboradores é que o dia não termina, uma vez que, em determinados setores, a
operação funciona nas 24 horas do dia. Ou seja, a vida pós-pandemia trouxe um
bombardeio de pedidos online, o que leva a problemas de produtividade, insatisfação no trabalho, estresse e sentimento de exaustão constante.
A sequência de interrupções, por sua vez, corta o fluxo de trabalho, e até que o colaborador volte a se concentrar, existe uma perda de tempo preciosa, sem falar na qualidade da
tarefa, que acaba sendo interrompida e prejudicada
Com isso, os gestores passaram a ter mais dificuldade em processar o grande volume de informação recebido e gerar conhecimento, separando o que é importante daquilo que não tem tanta relevância. Porém, a questão não se resume a delegar tarefas. A empresa depende das decisões dos executivos, que precisam ter tempo para receber as informações, organizá-las dentro da estratégia da organização e determinar os rumos que devem ser tomados.
Novas regras de etiqueta online
Determinar horários para envio de mensagens e não esperar por respostas imediatas são algumas das medidas que os executivos vêm adotando para não gerar mais ansiedade nos times.
Além disso, práticas como não marcar reuniões no horário de almoço e colocar no alto da mensagem a principal informação são outras medidas que têm ajudado a organizar o dia a dia de lideranças em diferentes setores produtivos. Outra tática é que se a questão não foi resolvida em uma resposta, a pessoa deve pegar o telefone e ligar. Muitas vezes, um simples telefonema serve para solucionar os problemas que eram discutidos pelo modo online.
Tecnologia para aumentar a produtividade
A tecnologia trouxe várias ferramentas capazes de otimizar o trabalho e simplificar rotinas que ocupavam boa parte do tempo dos gestores e das lideranças nas organizações. Uma delas era a elaboração de escalas de trabalho e de férias, que antes eram feitas em planilhas ou no papel.
Com uma ferramenta simples e intuitiva, baseada em inteligência artificial, a StarGrid desenvolveu uma plataforma que facilita e agiliza a organização dos turnos e das folgas, aliando às necessidades dos profissionais e às normas legais. E, assim, evitam-se muitas mensagens entre o time e seu gestor ou gestora.
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